Gestión eficiente del ciclo de vida de los contratos en empresas que utilizan HighQ
Las empresas líderes en sus respectivos sectores siempre buscan herramientas innovadoras para optimizar el ciclo de vida de los contratos y mejorar la productividad.
Como es el caso de Telecentro, Grupo Datco y Urbano Express Argentina que han encontrado en HighQ de Thomson Reuters una solución eficaz para enfrentar sus desafíos legales y de gestión.
A continuación, se presentan las experiencias de cada una de estas organizaciones con la implementación de HighQ y cómo ha transformado sus flujos de trabajo.
1. Telecentro: ¡una experiencia de productividad y agilización de procesos!
Telecentro es una empresa líder en el sector de las telecomunicaciones en Argentina con más de 30 años de experiencia, consolidándose como una de las organizaciones con mejor especialización en servicios de Internet, cable y telefonía para consumidores finales y soluciones corporativas, estaba requiriendo una solución que los apoyara a optimizar el ciclo de vida de los contratos.
Para entender el proceso de Telecentro completamente, vamos a compartir sus experiencias a través del Director de Asuntos Legales, Federico Martínez, quien conversó acerca de la implementación de HighQ en Telecentro, y cómo impactó positivamente la herramienta en sus flujos de trabajo.
Desafíos legales y necesidad de cambio en Telecentro
Federico Martínez, Gerente del Departamento Legal, explicó que la dispersión de datos y la falta de información cuantificable dificultaban la toma de decisiones.
Aunque disponían de varias herramientas, los datos estaban esparcidos en diferentes sistemas, lo que impedía obtener métricas claras y optimizar procesos.
Elección de HighQ para el departamento legal en Telecentro
Tras un proceso exhaustivo, optaron por HighQ debido a su plataforma legaltech intuitiva, omnicanal y altamente adaptable. Esta herramienta cubría todos los requerimientos para el ciclo de vida de los contratos, sociedades y litigios en una única solución.
“Cuando conocimos HighQ, nos encontramos que con una sola herramienta podíamos cubrir todos nuestros requerimientos de contratos, sociedades y litigios de forma unificada.” Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
Implementación de HighQ y principales beneficios
Con la implementación de HighQ, Telecentro logró centralizar la comunicación y los requerimientos, eliminando el uso de correos electrónicos y WhatsApp. La plataforma se personalizó según las necesidades específicas de la empresa, unificando el flujo de trabajo legal.
Entre las ventajas más resaltantes, Federico le dio gran importancia a las siguientes:
- Mejora en la precisión y calidad de la información.
- Reportes y entregables de mayor calidad.
- Acceso centralizado y seguro a documentación legal, optimizando tiempos y recursos.
“A través de los datos obtenidos por HighQ, pudimos reducir el tiempo promedio de gestión de los contratos y mejorarlos de una manera sustancial en un muy corto plazo.” Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
Ciclo de vida de los contratos y su gestión más eficiente
El módulo de contratos de HighQ es uno de los más utilizados en el sector legal de Telecentro; el proceso se dividió en tres etapas: solicitud de revisión, conformación y formalización.
Este flujo de trabajo, que involucra entre 10 y 15 sectores dependiendo de la complejidad del contrato, ahora está completamente unificado.
Antes, utilizaban múltiples plataformas sin un flujo de datos coherente. Martínez mencionó: "Nada de esto lo podíamos hacer anteriormente. Utilizábamos 3 o 4 herramientas diferentes donde ni siquiera podíamos vincular la información".
Resultados y optimización
La implementación de HighQ permitió identificar tiempos de respuesta de colaboradores y áreas internas, optimizando la gestión legal. Los resultados positivos incluyen:
- Optimización de procesos de decisión.
- Reducción de tiempos en contratos complejos en más de 10 días.
- Control del tiempo promedio de gestión por colaborador.
Personalización y ventajas competitivas
La posibilidad de adaptar HighQ a los requerimientos de Telecentro fue crucial. Federico Martínez subrayó: “La posibilidad de adaptar HighQ a los requerimientos de Telecentro debido a que es una herramienta con alto nivel de personalización fue clave para tomar la decisión de invertir en HighQ”.
Telecentro necesitaba una solución integral que abarcara todos los aspectos del área legal, desde la recepción de reclamos hasta la gestión de casos legales, asignación de abogados, seguimiento de audiencias y análisis posterior del trabajo realizado para identificar áreas de mejora.
La personalización, junto con el equipo de trabajo y el acompañamiento constante y especializado que provee Thomson Reuters permitió cubrir estos requisitos, logrando mejoras significativas para todo el equipo de Telecentro.
“HighQ es una herramienta muy completa que recomendaría debido no solo al éxito en sus funciones, también destacó lo clave de la sinergia y la permeabilidad de todo el equipo de Thomson Reuters para trabajar en paralelo con el departamento de legales de Telecentro”. Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
2. Grupo Datco: caso de éxito con HighQ
Con más de 40 años de experiencia, Grupo Datco se especializa en servicios de telecomunicaciones por fibra óptica, infraestructura de telecomunicaciones e IT, licenciamiento y consultoría de software, datos y seguridad, servicios audiovisuales, así como nuevas tecnologías (realware, realidad aumentada, IoT, entre otras) y gestión de proyectos integrales de informática y comunicaciones.
De origen argentino, la empresa se ha expandido regionalmente con operaciones en Argentina, Chile, Perú, México, Puerto Rico, Brasil y Uruguay; por lo que requerían de urgencia una plataforma especializada en mejorar el ciclo de vida de los contratos.
Compartimos la experiencia de éxito a través de una entrevista hecha a Carla Traut, Gerente de Asuntos Legales del Grupo Datco.
Desafíos y necesidad de cambio para Grupo Datco
Frente a las limitaciones de los modelos tradicionales de gestión, Grupo Datco decidió implementar HighQ en su departamento legal para optimizar la productividad y fomentar la colaboración.
Se enfrentaban a problemas como la falta de integración y el manejo manual de procesos legales, lo cual llevaba a ineficiencias y errores.
Motivos que llevaron a la elección de HighQ
Buscando una solución tecnológica adecuada, Grupo Datco evaluó varias opciones del mercado.
HighQ de Thomson Reuters se destacó por sus funcionalidades completas, integración eficiente con otras tecnologías, una solución integral en el ciclo de vida de los contratos y altos estándares de seguridad. Esta plataforma se adapta perfectamente a sus flujos de trabajo legales.
“Comparé HighQ con otras opciones y me dio la sensación de que la herramienta que me ofrecía Thomson Reuters era más completa (…) una solución muy integral, que nos daba un plus y abarcaba todas nuestras necesidades”. Carla Traut, Gerente de Asuntos Legales.
Problemáticas en la gestión del ciclo de vida de los contratos
Según Carla Traut, anteriormente el Grupo Datco no utilizaba un software para la gestión jurídica , lo que generaba muchos inconvenientes como, por ejemplo, diversidad de archivos locales, uso de programas sin integración y sin guardado en tiempo real, envío de correos electrónicos con múltiples versiones de los contratos, entre muchos otros.
Módulo para contratos de HighQ: ¡Facilitador, intuitivo y efectivo!
HighQ solucionó estos problemas al permitir trabajar con un único documento guardado en tiempo real, creando un historial de modificaciones y facilitando auditorías.
Esto simplificó significativamente la gestión de contratos, eliminando la necesidad de numerosos correos electrónicos internos y externos.
“En gestión de contratos hemos encontrado una gran diferencia. HighQ ha eliminado todos los emails que cruzábamos entre nosotros para revisar las cláusulas y otros detalles. Ahora en un único documento queda rastro de todo lo que hemos trabajado y tengo la posibilidad de hacer una auditoría de documentos que me compara cualquier versión que quiera y eso simplifica muchísimo”. Carla Traut, Gerente de Asuntos Legales.
Además, la profesional también destacó:
“El producto HighQ tiene una impronta muy diferente de todo lo que he usado con anterioridad (…) nos está resultando muy bueno, sobre todo para contratos que es donde está más nuestro día a día porque es muy flexible, maleable y todo lo que imaginás y necesitás, se puede hacer”.
Thomson Reuters, un aliado estratégico para Grupo Datco
La asociación con Thomson Reuters fue clave. Un equipo de especialistas en HighQ brindó soporte técnico continuo, acompañando a Grupo Datco durante todo el proceso de implementación de la legaltech y alineándose con los objetivos del negocio.
Sin duda, la disponibilidad y experiencia del equipo de Thomson Reuters fueron fundamentales para el éxito de la implementación. De hecho, la profesional señaló:
“Tener el respaldo de una marca de trayectoria que no te va a fallar es importante, porque hay estándares de confidencialidad que son muy importantes y la seriedad de Thomson Reuters pesó al momento de la decisión”.
3. Urbano Express Argentina y HighQ
Nuestro último caso de éxito es Urbano Express Argentina, una empresa líder en el sector postal argentino, especializada en soluciones logísticas y postales de última milla; la empresa opera cinco plantas logísticas estratégicamente ubicadas en la Capital Federal y diversas zonas del Gran Buenos Aires.
Durante la pandemia, Urbano tuvo que acelerar su transformación digital para mantener sus operaciones y recientemente ha comenzado a usar la solución HighQ para mejorar su gestión del ciclo de vida de los contratos en el departamento legal.
Claudia Couronne, Gerente de Legales, tuvo la amabilidad de contestar nuestra entrevista acerca de la experiencia de HighQ y cómo les resultó su implementación.
Problemas más comunes del área legal de Urbano
En términos generales, Claudia Couronne mencionó que el departamento legal de Urbano Express Argentina enfrentaba desafíos significativos relacionados con asuntos judiciales y conflictos internos.
Por otro lado, las soluciones tecnológicas disponibles no se adaptaban a los requerimientos internos que tenían en Urbano; estaban más orientadas a estudios jurídicos.
En definitiva, la empresa necesitaba una herramienta que permitiera:
- Análisis integral del impacto financiero y operativo de los litigios.
- Gestionar los procesos legales.
- Evaluar el rendimiento de los estudios jurídicos.
Además, era crucial registrar la trazabilidad en la comunicación entre los diferentes sectores de la empresa y el área legal.
“Uno termina diciendo: “el contrato está hace mucho tiempo en Legales” y, en realidad, no es así. Hubo negociación e interacción con otros sectores. Eso antes era invisible y ahora lo podemos ver muy claramente”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
¿Por qué eligieron HighQ?
Según Claudia Couronne, intentaron en varias ocasiones desarrollar soluciones internas, y también otras del mercado; todos los intentos fueron fallidos.
En esta búsqueda, Urbano descubrió HighQ de Thomson Reuters. La solución se destacó por su alineación con las necesidades empresariales, permitiendo ver los procesos legales como un componente de control interno y no solo desde una perspectiva estrictamente legal.
Esto facilitó la gestión del tiempo y los procesos, algo que antes era difícil de medir con precisión.
“Tuve la posibilidad de contactar a Thomson Reuters y probar el producto HighQ. La implementación fue mágica, principalmente el equipo de Thomson Reuters que acompaña y presta atención. No siempre los desarrolladores y los abogados podemos hablar el mismo lenguaje. Fue mágico porque sentí que pudimos comunicarnos”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
Urbano, una experiencia de éxito con HighQ
Claudia Couronne, Gerente de Legales de Urbano, está muy satisfecha con las amplias funcionalidades y recomienda HighQ debido a su capacidad para hacer crecer el sector legal dentro de las empresas y su alineación con las necesidades del negocio.
La implementación ha transformado procesos que antes dependían de Excel o PowerPoint, ahora están automatizados y más eficientes. La fácil implementación, el soporte continuo y la visión empresarial integrada hacen de HighQ una herramienta invaluable para Urbano Express Argentina.
“Recomiendo el producto HighQ, porque para los abogados y gerentes de Legales en las compañías es una herramienta que definitivamente hace crecer el sector y no hay otra igual en el mercado”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
HighQ, la clave para la eficiencia legal corporativa
Como puedes ver en las experiencias compartidas anteriormente, la implementación de HighQ ha sido un éxito rotundo para Telecentro, Grupo Datco y Urbano Express Argentina.
Estas empresas han logrado centralizar y mejorar la gestión del ciclo de vida de los contratos, optimizar tiempos y recursos, y obtener una mayor precisión y calidad en la información.
HighQ no solo ha facilitado la colaboración interna y la toma de decisiones, sino que también ha proporcionado una solución integral y adaptable a las necesidades específicas de cada organización.
La personalización y el soporte continuo de Thomson Reuters han sido fundamentales para el éxito de estas implementaciones, demostrando que HighQ es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia legal y administrativa.
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