La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM, por sus siglas en inglés) es una tarea crítica para los departamentos legales. Enfrentarse al crecimiento del volumen y la complejidad de los contratos requiere una solución robusta, como el módulo de gestión de contratos de HighQ.
Sin embargo, no todos los equipos legales pueden adoptar este tipo de tecnología de manera integral desde el inicio. Por ello, implementar el CLM en etapas se presenta como una alternativa eficiente, permitiendo una transición gradual y acorde a las necesidades específicas de cada organización.
Este enfoque escalable no solo asegura una adopción más fluida de la herramienta, sino que también garantiza que cada paso esté bien alineado con los objetivos del departamento legal, donde aproximadamente el 60% de los líderes legales se encuentran incorporando iniciativas tecnológicas.
A continuación, explicamos cómo los líderes legales pueden implementar tecnología para el departamento legal por etapas con el módulo de gestión de contratos de HighQ, destacando las mejores prácticas y el impacto positivo que tendrá en la eficiencia operativa.
Etapa 1 - Repositorio de contratos: ten todo en un solo lugar
El primer paso para implementar el software de contratos HighQ es, sin duda, iniciar con el repositorio de contratos; esta es la base para empezar a organizarte. Si tu equipo legal aún está trabajando con contratos dispersos en varios sistemas o incluso en papel, esta solución es perfecta para centralizar todo.
Con este repositorio, tendrás control y acceso a todos los contratos desde un solo lugar.
Beneficios clave para la gestión del ciclo de vida de contratos
En esta primera solución se destacan varios aspectos beneficiosos para los flujos de trabajo:
- Criterios de búsqueda rápidos y eficaces: encuentra lo que necesitas en segundos filtrando por tipo de contrato, fechas importantes o valores. Nada de perder tiempo buscando en carpetas y archivos desorganizados.
- Proceso ordenado para subir documentos: cada contrato subido pasa por un chequeo para asegurarse de que todo está en orden y bien etiquetado, evitando futuros dolores de cabeza.
- Alertas automáticas: puedes configurar notificaciones para estar al tanto de las fechas importantes, como vencimientos o renovaciones. Ya no habrá más sorpresas de última hora.
- Integración con otras herramientas: si ya usas Office, G-Suite o firmas electrónicas como DocuSign o AdobeSign, todo se sincroniza para que sigas trabajando como siempre, pero de manera más eficiente.
Etapa 2 - “Contratos Basic”: sube de nivel la colaboración
Al tener más control con tu repositorio, el siguiente paso es la solución Contratos Basic, ideal si tu equipo necesita algo más colaborativo. Aquí es donde empiezas a darle una estructura más organizada al trabajo diario.
Puntos fundamentales a tener en cuenta
En primera instancia, con el software legal basic podrás optimizar la colaboración de tu equipo para lograr omnicanalizar la información y mejorar la gestión del ciclo de vida de contratos y la estructura de los flujos de trabajo.
- Roles y permisos claros para todos: puedes asignar permisos según el rol de cada persona, para que solo accedan a lo que necesitan y todo el proceso fluya de manera más segura.
- Paneles personalizados: puedes crear dashboards con la información según el rol y función de los usuarios. Esto significa que todos tendrán los datos importantes a mano y podrán tomar decisiones más rápidas y acertadas.
- Flujo de trabajo bien estructurado: puedes definir el camino que seguirá cada contrato, desde su creación hasta la aprobación final. Así todos sabrán en qué etapa está y quién tiene que dar el siguiente paso, sin que nada se quede estancado.
Etapa 3 - “Contratos Plus”: comienza a automatizar la gestión de contratos
Si el Contrato Basic no es suficiente, el siguiente paso es implementar documentos automatizados; para esto HighQ ofrece el “Contratos Plus”. Aquí no solo tienes colaboración, sino que también puedes automatizar muchas de las tareas que normalmente te llevarían muchas horas de trabajo.
Ventajas principales para el equipo
A continuación, explicamos cuáles son las 4 principales ventajas de optar por este software para contratos.
- Revisión simultánea por varias áreas: permite que distintos equipos revisen el contrato al mismo tiempo. Esto acorta los tiempos de aprobación, ya que no hay que esperar a que un área termine para que la otra pueda empezar.
- Automatización de documentos: ¿tienes contratos que se repiten mucho? Con esta solución puedes automatizar la creación de esos contratos, ahorrando tiempo y evitando errores.
- Notificaciones personalizadas: puedes configurar recordatorios para cualquier tipo de ajuste o cambio en los contratos, especialmente cuando se trata de temas financieros. Siempre estarás al tanto de cualquier modificación importante.
- Monitoreo de tiempos (SLA): ´puedes medir cuánto tiempo tarda cada etapa del proceso para detectar cuellos de botella y mejorar la eficiencia del equipo. Todo esto te da una visión clara de cómo están funcionando las cosas y dónde puedes hacer ajustes.
El futuro de la gestión de contratos: eficiencia en cada etapa
A medida que los departamentos legales crecen y los contratos se vuelven más complejos, contar con una herramienta flexible como HighQ se convierte en una necesidad para la gestión del ciclo de vida de contratos.
El futuro de la gestión de contratos no se trata solo de reducir papeleo, sino de hacer que cada paso, cada revisión y cada firma sean más rápidos, seguros y eficientes.
Con nuestro software de contratos en sus versiones tanto Basic como Plus, estarás un paso adelante; optimizando tu equipo legal y asegurando que siempre estés en control de cada contrato, desde el primer borrador hasta su renovación.
No importa si apenas estás comenzando con un repositorio centralizado o si ya estás listo para automatizar cada etapa del ciclo de vida del contrato: HighQ tiene una solución que se adapta a ti.
